静安区档案馆档案查阅利用指南

为更好地为公民、法人和其他组织服务，规范档案查阅利用流程，维护档案移交单位和档案利用申请对象的合法权益，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《上海市档案条例》《上海市国家综合档案馆档案利用和公布办法》及国家有关档案利用的规定，结合本区实际，制定本利用指南。

一、查阅档案的手续

（一）开放档案的利用

1．单位、个人持单位介绍信、本人身份证（电子身份证）等合法证明，向档案馆提出申请，可以利用档案馆已对社会开放的档案。

2．港、澳、台同胞持回乡证、出入境通行证，由本市相关部门或与区档案馆同级及以上组织介绍，向区档案馆提出书面利用申请，区档案馆自受理之日起10个工作日内，就是否准予利用开放档案作出答复。

3．外国人、外国组织持来华有效证件，由本市外事主管部门或与区档案馆同级及以上组织介绍，向区档案馆提出书面利用申请，区档案馆自受理之日起10个工作日内，就是否准予利用开放档案作出答复。

（二）未开放档案的利用

1．公民和组织持本组织介绍信可到静安区档案馆利用本组织向档案馆移交的未开放档案。

2．公民和组织需要利用与其工作相关的档案馆保管的未开放档案，可以持所在单位介绍信及本人身份证原件到档案馆办理申请手续。档案馆应当自受理申请之日起10个工作日内，会同档案形成单位就是否准予利用档案作出答复。

3．公民利用记载与本人有关的知识青年上山下乡、支援内地建设、婚姻登记、独生子女、学历、学籍、职称、获奖荣誉、劳动能力鉴定等未开放档案，可以凭本人身份证原件、护照原件等合法有效身份证件原件到静安区档案馆办理申请手续。档案当事人因故不能亲自前往查阅的，可以办理授权委托书，委托他人代为办理，委托书应当经公证机关公证。

4．律师在调查收集和案件有关的特定证据时需要利用未开放档案的，应持法院调查令到静安区档案馆办理申请手续。公证处调查收集与公证案件有关的未开放档案的，应持公证处介绍信到静安区档案馆办理申请手续。

二、查阅档案的工作流程

1．验明身份证件——个人或单位查档，需出示有效身份证件（电子身份证）或阅档介绍信。

2．查档信息登记——窗口工作人员将通过电子表格登记查档人的基本信息。

3．提供查档线索——查档人需告知窗口工作人员所需查阅档案的种类、年限、用途及其他相关线索，以便于通过系统进行检索。

4、出具档案证明——窗口工作人员将所需档案进行复印并加盖公章递交查档人。

三、查阅档案注意事项

1．查阅档案应遵守国家保密规定，所借阅档案只限本人阅读，未经同意不得擅自翻拍、抄录、复制其他与所查内容无关的档案材料，不得泄露档案内容。利用者不得对档案复制件涂改、伪造，如发现上述行为，档案行政管理部门将依据有关法律、法规追究当事人的责任。

2．为方便市民查阅有关民生档案，区档案馆提供“就地查询，跨馆出证”远程协同服务。公民可以在本馆及全市各街道（镇）社区事务受理中心查询全市各区县档案馆保存的与本人有关的婚姻登记档案、独生子女档案、知青上山下乡档案、知青返城档案、知青子女回沪入户档案等民生类档案。

3．市民查阅电子档案资料时，需填写《静安区档案馆电子资料查阅承诺书》，且不得擅自翻拍电子档案资料。

4．无特殊情况，每人每天申请档案复制件不得超过50页。如确有需要，须向档案馆提出申请，档案管理人员视实际利用情况而定。

5．为保护档案原件，区档案馆已经过数字化处理的档案，一般只提供复制件并加盖公章，不提供原件阅览。如确有原件调阅需要，须向档案馆提出申请，档案馆管理人员视实际利用情况而定。

6．为保护声像档案版权，区档案馆所藏声像档案一般仅提供查阅，不提供复制。

7．馆藏档案原则上不外借。因特殊原因利用者需要外借时，须先征得本部门领导同意后，向区档案馆提出书面申请，由馆长批准后方可外借。外借档案时间一般不超过5个工作日，特殊情况需要延长时间，须由馆长审批。

8．摘抄档案应原文照录，不得添加、删改档案信息，并须注明档案号、摘抄人姓名和日期。

9．馆藏档案公布权属于本馆。不经区档案馆同意，任何组织和个人无权公布。

四、查档接待时间：

周一至周五，上午8:30—11:30，下午13:30—16:30（夏令时：14:00—16:30）。

法定节假日实行后台受理审批，不对外开放接待。

查档地址：静安区灵石路169号静安区档案馆新馆4楼对外服务大厅

电话：021-56031057、021-56031058（长途及传真）

                                                                                                                                                                                                                                                                       上海市静安区档案馆