上站管办〔2023〕7号

上海市铁路上海站地区管理委员会办公室

合同管理暂行办法

第一章 总则

第一条  为加强合同管理，防范法律风险，维护上海市铁路上海站地区管理委员会办公室（以下简称上海站管委办）的合法权益，规范合同的签订、履行及后续合同文本的管理等，有效推动相关工作在合法、有序、规范的框架内开展，根据国家相关法律、法规的规定，结合我办实际情况，制订本办法。

第二条  本办法所称合同，是指上海站管委办及其下属事业单位在行政管理、公共服务等活动中，作为一方当事人所订立的各类合同、协议、意向书以及其他契约性法律文书。行政机关之间基于特定行政目的所签订的协议以及行政机关与其工作人员所签订的聘用、聘任合同等人事管理协议除外。

第二章 合同的签订

第三条  采购货物、服务和工程等，标的金额在1万元及以上的，原则上应当订立合同。合同应当采用书面形式。

第四条  签订合同的主体为上海站管委办和上海站管委办下属具有法人资格的事业单位。

第五条  对外签订合同，除法定代表人外，必须是持有法人委托书的授权代理人。该代理人必须对本单位负责，对本职工作负责，在授权范围内行使签约权。

第六条  合同签订实行合法性审查制度和事项审批制度。

第七条  签订合同应当明确具体负责合同谈判、起草、履行等事宜的业务科（所）和经办人。

（一）以上海站管委办为一方当事人的合同，业务科（所）为具体负责合同主办工作的机关科室；

（二）以上海站管委办下属具有法人资格的事业单位为一方当事人的合同，业务科（所）为其负责合同签订具体工作的事业单位。

第八条  签订合同如涉及上海站管委办其他科室或下属事业单位职责管辖范围的，应事先在内部进行协商，不得越权签约或者承诺不属于自己职权和管辖范围内的事宜。

第九条  签订合同必须遵守国家法律法规的有关规定，贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则。

第十条  签约人在签订合同之前，必须认真了解对方当事人的情况，包括：对方单位是否具有法人资格、是否有经营权、是否有履约能力等资信情况，对方签约人是否具有法定代表人授权及相应代理权限等。做到既要考虑本方的权益，又要考虑对方的条件和实际能力，确保所签合同有效、有利。

第十一条  合同不得同时约定仲裁和法院裁判的争议解决条款。约定仲裁或者法院裁判的争议解决条款时，应具体明确地约定仲裁机构或裁判法院的具体名称，一般为合同履行地或者被告人所在地的人民法院。

第十二条  签订合同，除合同履行地在我方所在地外，签约时应力争由我方所在地人民法院管辖。

第十三条  订立合同，应当遵循以下程序：

（一）立项。签订合同前,按照相关制度，金额1万元以上的，填写请购单，逐级审批；金额3万元以上的，需经主任办公会讨论决定；金额5万元以上的，需经“三重一大”集体决策。达到上述金额限额，未经相关审批、会议讨论、集体决策等程序通过的，不得签订合同，且合同金额不得高于审批、会议决定的金额。

（二）谈判、协商。业务科（所）组织有关人员与合同相对人进行谈判、协商。严格按照相关规定开展政府采购或者询价比价等工作。购买的服务或货物要通过政府采购的，业务科（所）要主动与综合科沟通并推进采购流程。涉及的合同金额及时间等要素，要严格遵照政府采购结果，不得擅自做出更改。

（三）合同文本拟定。业务科（所）根据谈判、协商结果拟定合同文本。合同文本应包括：当事人、标的、数量、质量、价款和报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、变更及解除、解决争议方法等主要条款。对于政府合同对方当事人，应按照营业执照 等法律文件写明全称或者全名，并载明法定代表人（负责人）、地址和联系方式等相关内容。涉及自然人的，应写明身份证号码或其他有效证件编号。

（四）合法性审查和财务审核。合同签订前，业务科（所）应当将合同文本及相关需要提供的资料送上海站管委办法律顾问审查，并接受律师的修改意见或建议。涉及财务支出的合同，应当报综合科进行财务审核。

（五）报批。合同经合法性审查和财务审核后，应当报分管副主任和常务副主任进行审批。

（六）签字和盖章。合同应当本单位法定代表人或其授权的代理人签名或加盖有关印章后，加盖公章，我方为甲方的合同应在乙方签字盖章后方可盖章。

第十四条  合同不得有下列内容：

（一）违反法律、法规、规章或者损害国家、社会公共利益的约定；

（二）违反上海站管委办根本目的、宗旨的约定；

（三）超越职权范围的承诺或者义务性规定。

第三章  合同的变更

第十五条  合同签订后或履行过程中需要签订补充协议或者变更、解除合同的，参照本办法第十三条合同订立的程序办理。

第四章 合同的履行

第十六条  合同签订后，业务科（所）应当全面负责合同的履行，并及时对履行过程中的问题进行处理，要全程跟踪具体工作进度并监督工作质量，严格按合同条款支付款项。发现问题要第一时间与合作方沟通，并及时向相关领导汇报。

第五章  合同的纠纷处理

    第十七条  合同履行过程中若产生纠纷，应当尽可能通过协商或调解解决。经协商、调解达成一致意见的，应当签订书面协议；经协商或调解不能达成一致意见的，可按合同约定的仲裁或诉讼方式解决。

第十八条  通过仲裁或诉讼方式解决合同纠纷，业务科（所）负责收集材料和证据，形成合同纠纷说明报告报综合科；综合科根据合同纠纷说明报告，与法律顾问共同制定合同纠纷处理方案，必要时可聘请外部专业部门参与执行相关工作。合同纠纷处理方案完成后经综合科负责人审核后报分管领导审批，属于重大事项的报党组会议审议。

第十九条  合同纠纷处理过程中，业务科（所）不得有下列行为：　　

（一）擅自放弃属于本办一方享有的合法权益；　　

（二）无正当理由，拒不履行本办应当履行的义务。　

第六章 费用报销

第二十条  报销时，除一般的报销材料之外，还需附一份合同(原件); 走政府采购合同的，报销时附系统自动生成的合同。其中，走公开招投标流程的，另附招标及中标公告 (从综合科领取 )。

第二十一条  财务工作人员要当场检查合同是否签字盖章及签约日期等要素，齐备的予以报销;缺项的予以退回。后续财务人员将其做票据凭证附件。

第七章 合同存档、归档

第二十二条  合同应至少一式四份，一份交还乙方，一份由科室留存，一份由本办合同管理员存档，一份由财务报销时收取。

第二十三条  合同签字盖章后，业务科（所）应第一时间将合同文本及律师审签单，交站管办合同管理员进行存档，合同履行结束后业务科（所）应及时告知合同管理员归档。合同管理员应建立合同台账，记录合同业务科（所）、合同名称、合同金额等信息，加强合同台账管理。合同管理员每年将当年合同移交档案室保存。一般合同的文件资料应当保管10年以上，重大合同的文件资料应当永久保存。法律、法规、规章对合同文件资料的保管期限另有规定的，从其规定。

第八章  附则

第二十四条  本办法自发文之日起执行。

第二十五条  本办法由综合科负责解释。

上海市铁路上海站地区管理委员会办公室

                                                                                                            2023年10月8日